社会人や学生の方ならば
ミーティングをするという機会も
多いのではないでしょうか？
みんなで集まって、
同じ時間を共有して、
いろいろな議題について話し合う。
筆者の私もいろいろなミーティングと
呼ばれているものに参加をしてきましたが
「有意義なミーティングだった」
と感じることもあれば
「このミーティングには意味があったのか？」
と疑問に思うようなものもありました。
今まで経験をしてきた意味のない
ミーティングの特徴をまとめてみると、
・話し合いがグダグダで何も決まらない
・無言の時間が多い。
・誰からも意見が出てこないためまとまらない。
・そもそも論点がずれている。
こんな風にミーティングをしている意味のない
経験もたくさんあります。
有意義なミーティングにするための基本は
「ミーティングをなんのためにやっているのか？」
ということを目的を認識する必要がありますね。
目次
ミーティングと会議の違い
ミーティングと近い言葉で会議があります。
この２つの違いわかりますか？
ミーティングが英語で「meeting」と書きます。
比較的少人数での集会や会合となっており、
スタッフミーティングなどと使われることがあります。
みんなで話し合いもしますが、
テーブルを囲んで
がやがやと意見を出し合って
その中から
ひらめきやアイデアを見つけることも
ミーティングのだいじな要素です。
そのミーティングの議題によっては、
ランチミーティングや
カフェミーティングなど
フランクな感じで進めることもあります。
他にもミーティングは
打ち合わせ
という言葉としても使われています。
それに対して会議とは、
議題に対していろいろな意見を出すことは
ミーティングと同じなのですが
「決定をする」
ことが含まれるのが会議です。
もちろん明確な定義や
決まりというものはないのですが、
「ミーティングよりも会議」
というように重要度は会議の方があります。
他にも会議は会社の上の人たちが
多人数で決めることで、
ミーティングは各部署や
課の少人数で集まって
案を出して上司へ報告をするための
集まりとい考えもあります。
ミーティングと会議には
それぞれ会社に考えによっても異なりますが、
・集まる人数の違い
多いのは会議、少人数はミーティング
・参加者の違い
上司の集まりは会議、
それよりも下の人たちの集まりはミーティング
・時間の違い
短時間はミーティング、長時間は会議
・場所の違い
会議はきちんとした部屋でおこなわれ、
公開をするものと非公開のものがありますが、
ミーティングは自由度が高いため
その場で始まる場合もあります。
・重要な決定があるか
会社にとって重要なことの
決定事項が含まれているのが会議で、
いろいろなアイデアや
意見を出すのはミーティング
他にもGoogleのハングアウトや
スカイプなどをつかって話をするのも
ミーティングといえますので
ミーティングの方が自由度が高い印象です。
ミーティングの進め方5選
意味のあるミーティングにする方法を
教えてもらったことがある人はいないでしょう。
その理由としては会議やミーティングは
会社の伝統のように根付いていることから、
過去の流れを変えられない
ということがあげられますし、
場合によっては自己満足のために
ミーティングをしているからです。
しかし、正しいミーティングの
進め方を理解することで、
有意義な意味のある
ミーティングができますので
ぜひ参考にてください。
1.ミーティングの緊急度を決める
まず、ミーティングをする理由が2つあります。
1つ目は定例ミーティング
2つ目は臨時ミーティング
定例ミーティングは
毎週や毎月のように決まった曜日や時間に
決められた人数で集まって
確認事項や状況確認、
進捗状況などを定期的に把握するために
行われるミーティングです。
その中に「伝える」「提案する」「決める」などの
要素もありますね。
定例ミーティングを行うことにより、
密に社員同士や上司との
交流や連絡を取ることができますので
仕事の進め方のずれをなくせます。
他にも意思の疎通、
コミュニケーションを取ることができる。
という意味で
継続して行うことに意味があります。
それに対して臨時ミーティングとは
緊急性がある集まりです。
指示を出す、仕事の変更をする、
新たな提案をするなど
現在進めている状況の把握や変更を
即座に行うために集まります。
2.議題を明確に決めておく
ミーティングをする場合に大事なことが、
「このミーティングで何をきめるのか？」
です。
明確な議題がないミーティングは
時間の無駄でしかありません。
みんなで目的意識をもって
ミーティングへ取り組みましょう。
議題を決めることはわかると思いますが、
抽象的な議題ではなく、
具体的な議題で話し合いをすることが大事です。
例えば、
「本日は新商品について考えよう」
という議題でミーティングを開催をした場合、
新商品の話にはなるのですが
具体的に何を決めるのかが明確ではないため、
だらだらとしたミーティングになる
可能性が高いです。
しかし、
「本日は来月の新商品の○○のネーミングについて」
と議題の目的を
先ほどの議題の題名よりも具体的に書くと、
みんなで新商品のネーミングを
話し合うことができますので、
内容にも意味がある
有意義なミーティングになります。
このようにミーティングで何を決めるのか？
何を話し合うのか？
とできるだけ具体的にすることにより全員が
「○○について話し合いをする」という認識を
持っていますので濃い話にすることができます。
だらだらとして意味のないミーティングを避けるためにも
大事な要素をいえますね。
3.事前準備を徹底しておく。
議題が決まったら会議をするメンバーに
前もって議事録を送付しておきましょう。
議事録に先ほど紹介をした
具体的な議題を記載しておくことにより、
意味のある有意義な時間で話し合いが可能となります。
また、ゴールを設定しておくことで
そのための案を事前に考えておくことができるため
ミーティングに集まった際に
すぐに本題の話を進めることが可能になり
無駄な時間を省くことができます。
他にも良いミーティングをしていくためには
参加メンバーへ宿題を出しておく
という方法も1つです。
先ほどのような
ネーミングのようなミーティングの場合、
最終的に上の人たちの
ミーティングで決めることになるになります。
そのため議事録の時点で
各部署や各チームで
「良いネーミング案を3つ出してほしい」
と書いておくと、
具体的なネーミングの案がでてきます。
ほかにも資料やイラストなどを
渡しておくことで
わかりにくいことや用語などを
先に理解をしておくことが可能になり、
ミーティングがスムーズに進み
無駄な時間をなくすことができます。
ミーティングの日程が決まったら
できるだけ早く議事録を
配布して準備を整えましょう。
4.役割を決める。
進行役、タイムキーパー、筆記など
会議に出ているメンバーで
具体的に役割を決めておきましょう。
ミーティングを開始してから
役割を決める場合もありますが、
正直それでは時間の無駄です。
そのため、会議へ参加をするメンバーへ
議事録を送付する場合には
同時に役割を指名しておきしょう。
参加者はその役割に徹することでスムーズに
ミーティングを進めることができます、
進行役はミーティングの進行に徹して無駄な会話や、
目的から脱線をした話になった場合には
軌道修正をして本題に戻す役割があります。
またタイムキーパーは時間管理を徹底して
全体へ会議も残り時間などを伝えると
スムーズに進行をしていけますので
ミーティングへ参加する人の役割分担は
確実にしておきましょう。
5.時間を決める。
無駄なミーティングの最も多いのが
時間が守られていないということです。
ミーティングの目的は
あくまでも議題についての話であったり、
決定をしたり、
ある程度の案をまとめることになりますので
だらだらと長い時間を使ったとしても
良い案が生まれることはありません。
そのため
「このミーティングは〇時から60分で終わります」
と具体的にミーティングにかける時間を
みんなで共有をしておきましょう。
人間は時間に決まりがないと
どうしてもだらだらとしてしまいますが、
限られた時間しかない場合には
効率的な時間の使い方ができます。
ミーティングの時間をより効率的に使うために
ここで紹介をしてる
「具体的な議題」
「事前の準備」
こんも2つはとても重要です。
また意味のないミーティングになりがちなのが、
開始時刻は守られているが
終わりの時間が決まっていないことです。
予定通り始まったけれども
終わりの時間が結局1時間すぎてしまった
というケースはよくあります。
しかし無駄に残った1時間で革新的なアイデアが
生まれるとは思えません。
そのようにならないためにもタイムキーパーが
しっかりとコントロールをしましょう。
もう1つ時間管理で大事なことはまとめです。
ミーティングの最後の10分くらいは
まとめにも時間に使いましょう。
まとめをついつい
おろそかにしている場合もあるのですが、
簡単に済ませてしまっては
せっかく集まったミーティングも
無駄になる可能性があります。
10分前になったら、
まとめに入り今までの意見の総括と
次回へ繰り越しの議題も明確化されます。
発言をしていなかった人からの別の意見や
他のアイデアが生まれることもありますので
ミーティングの時間管理と
最後の10分のまとめは重要です。
ミーティングの進め方のまとめ
以上がミーティングを進めていくための
大事なポイントとなります。
その中でも重要なことは、
「ミーティングをする前の準備」
と言えます。
緊急のミーティングの場合は
仕方ない部分もありますが、
ミーティングの日程が決まっている場合には
・目的も明確化
・事前の準備のために前もって資料を渡しておく
・役割を明確化しておく
・時間は厳守
こんな風にルールを決めて
ミーティングをしていくことにより
意味のないミーティングから、
有意義で効率的なミーティングに
なりますので実践してみてください。